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主管各一份；二階文件分發總經理、廠長、經理、各部門主管一份；三、四階文件分發各相使用關部門。
7.5 外來文件之管理：
7.5.1各部門負責收集相關國家、國際標準的最新版本，由文控中心編號并統一管理，由文控中心編制《外來文件一覽表》，下發相關部門，相關部門領用標準時需填寫《文件和數據領用申請單》經文控中心批準后加蓋紅色“外來文件”章后進行發放，并作好簽收記錄。
7.5.2外來文件和數據直接引用作為采購、生產、檢驗、校驗等的依據時，需經總經理、批準，由文控中心列入《外來文件一覽表》，分發管理同7.5.1，其余外來文件和數據由相關部門自行編號管理。
7.6文件之使用：
7.6.1各部門使用之文件副本，需與文控中心之正本同一版本。文控中心每三個月分發一次《文件最新狀況一覽表》給相關部門核對版本，以確保文件使用之有效性。如有不符應反饋文控中心。
7.6.2文件應保持整潔不允許有涂改現象，并避免受潮，若不慎污損、不易閱讀、丟失或需補發之情形發生，應開立《文件和數據領用申請單》經部門主管審核后向文控中心申請補發。
7.6.3受控性文件之保管人或使用人離職時，應要將文件移交代理人或部門負責人。
7.7文件之保存：
7.7.1使用中或已廢止之正本文件統一由文控中心收存。
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