各社內文件的管理按如下進行。
1. 規(guī)則、內規(guī)、制度等有關文件
5.1文件的制定
規(guī)則由負責公司運作的主管部門(規(guī)則的主管部門)作成。執(zhí)行以登入或是配布日開始。關于文
件的編號,依《文件編號要領》的規(guī)定執(zhí)行;關于文件的格式,依《文件格式要領》的規(guī)定執(zhí)行。 5.2文件的承認
作成的文件,由擔當者簽印后,經管理會議審查,最后由總經理承認后簽印。
5.3文件的登錄
承認后的文件,由總務部進行登錄、管理記錄于管理臺帳。
5.4文件的配布
制定的文件,向各部配布,采用臺帳進行配布管理,配布時,要在分發(fā)的文件上蓋發(fā)行印或配布
印(紅色印)發(fā)行。
5.5文件的復印
原則上禁止復印后帶出公司,但經總經理認為有必要的情況時,在管理臺帳中登錄后可以復印。
5.6文件的修訂
文件的修訂由同一部門實施,改訂的步驟按上述各項執(zhí)行。
各部門配布的舊版,返總務部作廢棄處理。舊版的原稿,由總務部負責處置。
舊版的原紙需保管時,蓋舊版印(藍色印)后,由總務部進行管理。
2. 品質手冊
6.1文件的制定
品質手冊由品質保證部作成,執(zhí)行以登錄或配布日開始,關于文件的編號依《文件編號要領》
的規(guī)定執(zhí)行;關于文件的格式,依《文件格式要領》的規(guī)定執(zhí)行。
6.2文件的承認
作成的品質手冊由擔當者簽印后,經管理會議審查,由管理者代表簽印,最后由總經理承認后簽
印。
6.3文件的登錄
承認的品質手冊,由總務部進行登錄管理,記錄于管理臺帳。
6.4文件的配布
制定的品質手冊,向各部進行配布,采用臺帳進行配布管理,配布時,品質手冊中要蓋發(fā)行印或配布印(紅色印)發(fā)行。
6.5文件的復印
原則上禁止復印后帶出公司,但經總經理許可的情況下,在管理臺帳中登錄后可以復印。
6.6文件的修訂
文件的修訂由同一部門實施,改訂的步驟按上述各項執(zhí)行。
各部門配布的舊版,返總務部作廢棄處理。舊版的原稿,由總務部負責處置。
舊版的原紙需保管時,蓋舊版印(藍色印)后,由總務部進行管理。
3. 規(guī)定書
業(yè)務規(guī)范的有關規(guī)定,依第5項[規(guī)則、內規(guī)、制度等有關文件]的手順進行實施。
7.1文件的制度
|